Change Management und Ausbildung in Digitalisierungsprojekten

Change Management-Teams und Trainingsteams arbeiten in umfangreichen Digitalisierungsprojekten zuweilen nebeneinander und nicht miteinander.

Die einen sind letztlich im internen Marketing verortet und machen Werbung für den Change, sensibilisieren für die Notwendigkeit der Änderungen, informieren und ermöglichen über verschiedene kreative Veranstaltungsformate und Workshops Akzeptanz und Bereitschaft zur Veränderung.

Die anderen bereiten die Ausbildung vor, entwerfen Curricula und Trainingsformate, erstellen Ausbildungsunterlagen und führen diese idealerweise vor Produktivsetzung der neuen Lösung durch.

Was könnten diese Teams gemeinsam bewirken? Die Formel ist zunächst einfach: Change Fitness hat sehr viel mit Lernen und Lernverhalten zu tun. Je besser eine Organisation darin ist, Lerninhalte für Zielgruppen zu entwerfen, zuzuschneiden und zu produzieren, je mehr Wertschätzung Lernprozesse erfahren, je niederschwelliger das Angebot ist und je besser verknüpft mit den alltäglichen Arbeitsprozessen – desto besser funktioniert auch die Anpassung an die technischen Innovationen und die kürzer werdenden Innovationszyklen in der IT. Die „lernende Organisation“ ist die Antwort auf die VUCA-Welt.

Auf einer tieferen, operativen Ebene ist der Benefit aber noch größer:

Akzeptanzmanagement funktioniert (nur) über die Auseinandersetzung mit den Betroffenen auf Augenhöhe. Mitarbeitende sind Experten ihrer täglichen Arbeitsprozesse und bei anstehenden Änderungen müssen sie genau wissen, was im Einzelnen auf sie zukommt. Wir erleben an dieser Stelle immer wieder, dass einfache technische Änderungen der IT unterschätzt werden in ihren Auswirkungen auf die Abläufe im Detail. Daher ist es sinnvoll, nicht nur mit Parolen für die Änderung zu werben, sondern genauer hinzuschauen und zu analysieren, was sich im Einzelnen für jede betroffene Rolle im System ändert.

Eine sorgfältige Ausbildungsbedarfsanalyse muss aber genau das leisten: Die Zusammenstellung aller Änderungen, ob technisch, ob in den Betriebs- und Verfahrensweisen oder organisatorisch. Daraus lassen sich die konkreten Ausbildungsinhalte und der Impact der Veränderungen je Rolle ableiten. Und erst dann kann entschieden werden, wie lang das Training dauert, ob ein kurzes „learning nugget“ genügt, oder ob man mehr Zeit investieren muss.

Für das Change Management und das Akzeptanzmanagement ergeben sich darüber die Vorteile, dass die Botschaften gezielter und relevanter für die einzelnen Personen werden. Dass eine Diskussion über mögliche Änderungen in den Verfahrensabläufen rechtzeitig geführt werden kann und dass die Mitarbeitenden mit ihren Bedenken ernst genommen werden, weil sie als Experten ihrer Arbeit gehört werden – auf Augenhöhe. In der Regel sind ja die Bedenken berechtigt, denn neue Systeme stören die Routine und nicht alle Innovationen führen automatisch zu einer Verbesserung für alle Betroffenen gleichermaßen.

Daher suchen wir bei unserer Arbeit immer den Schulterschluss der Teams. Trainingsmanagement, Changemanagement, Knowledgemanagement, Akzeptanzmanagement, aber auch Projektmanagement – wie immer Ihr Unternehmen mit diesen Disziplinen aufgestellt ist: Nur wenn die Synergieeffekte effektiv genutzt werden, sind die Mitarbeitenden am Ende nicht nur trainiert, sondern auch als Experten mitgenommen worden und bestens vorbereitet auf den Change.